Erori Frecvente în Declarațiile Intrastat
Erorile din declarațiile Intrastat pot duce la respingerea de către INS, la cereri de clarificare sau la sancțiuni. Identificarea lor înainte de transmitere este esențială. Iată cele mai frecvente erori și cum le eviți.
ProgramIntrastat identifică automat erorile înainte de generarea XML-ului și oferă sugestii concrete de corectare pentru fiecare problemă identificată.
1. Cod NC incorect sau expirat
Această eroare este probabil cea mai frecventă. Nomenclatorul Combinat (NC) se actualizează în fiecare an — coduri existente pot fi modificate, divizate sau eliminate. Un cod valid în 2025 poate fi invalid în 2026.
Cum o eviți:
- Verifică validitatea tuturor codurilor NC înainte de fiecare depunere
- Folosește ProgramIntrastat, care conține lista actualizată pentru 2026
- Nu copia coduri din declarații anterioare fără verificare
2. Valoare statistică incorectă
Mulți declaranți folosesc valoarea de factură în locul valorii statistice (care include transportul și asigurarea). Sau confundă sensul valorii statistice pentru sosiri (CIF) față de expedieri (FOB).
Cum o eviți:
- Adaugă obligatoriu costurile de transport la valoarea de factură (pentru sosiri)
- Verifică formula: Valoare statistică = Valoare factură + Transport + Asigurare (la frontiera română)
- Folosește calculatorul automat din ProgramIntrastat
3. Curs valutar greșit
Conversiile valutare se fac la cursul BNR din ziua facturii, nu din ziua plății, recepției sau un curs mediu lunar.
Cum o eviți:
- Notează data exactă a facturii și caută cursul BNR pentru ziua respectivă
- ProgramIntrastat descarcă automat cursul BNR pentru fiecare dată de factură
4. Câmpuri obligatorii lipsă
Omiterea câmpurilor obligatorii (cantitate, masă netă pentru anumite coduri NC, țară parteneră etc.) duce la respingerea automată a fișierului XML.
Cum o eviți:
- Verifică că toate câmpurile marcate ca obligatorii sunt completate
- Unele câmpuri sunt obligatorii doar pentru anumite coduri NC — verifică instrucțiunile INS
5. Perioada de raportare greșită
Declarația se face pentru luna facturii, nu pentru luna recepției mărfii sau luna plății.
Cum o eviți:
- Verifică că luna din fișierul XML corespunde lunii facturilor incluse
- Facturile din luna anterioară descoperite târziu se includ în declarația rectificativă
6. Cod de TVA partener invalid
Codul de TVA al partenerului extern poate fi incorect, expirat sau deregistrat. Deși nu cauzează respingerea imediată a declarației Intrastat, poate genera neconcordanțe cu declarația recapitulativă D390.
Cum o eviți:
- Verifică codurile de TVA ale partenerilor în baza de date VIES a Comisiei Europene
- ProgramIntrastat Plus și superior include verificare automată VIES
7. Erori de format XML
Fișierul XML generat manual sau cu programe vechi poate conține erori de structură sau de schema incompatibilă cu versiunea curentă INS.
Cum o eviți:
- Folosește un program actualizat anual pentru generarea XML
- ProgramIntrastat generează XML conform ultimei scheme INS
8. Valori negative sau zero
Declarația Intrastat nu acceptă valori negative sau zero la cantitate sau valoare statistică. Returnările se declară diferit (natura tranzacției = 2).
Dacă primești aceeași eroare luna după lună, identifică sursa și corectează procesul, nu doar declarația. Verifică dacă există o problemă sistemică în modul în care colectezi datele.
Cum identifici erorile cu ProgramIntrastat
ProgramIntrastat rulează automat o serie de validări după importul datelor:
- Verificare coduri NC (validitate 2026)
- Verificare câmpuri obligatorii
- Verificare valori statistice (semnalare valori anormal de mici față de valoarea de factură)
- Verificare coduri TVA parteneri (planuri Plus și superior)
- Verificare structură finală XML înainte de descărcare
Citește mai mult: