Cum Verifici Declarația Intrastat Online
Verificarea declarației Intrastat înainte și după transmitere este esențială pentru a te asigura că datele sunt corecte și că declarația a fost acceptată de INS. Iată metodele disponibile și ce trebuie să verifici.
ProgramIntrastat validează automat declarația înainte de generarea XML-ului, identificând erorile înainte să ajungă la INS. Astfel eviți respingerea declarației.
Verificarea în ProgramIntrastat
Înainte de a genera fișierul XML, ProgramIntrastat rulează automat o serie de verificări:
- Validare coduri NC — verifică că toate codurile sunt valide în Nomenclatorul Combinat 2026
- Câmpuri obligatorii — semnalează rândurile cu câmpuri lipsă
- Valori statistice — detectează valori statistice anormal de mici față de valoarea de factură
- Coduri TVA VIES — verifică validitatea codurilor de TVA ale partenerilor (planuri Plus și superior)
- Structura XML — validare finală a fișierului generat conform schemei INS
Verificarea în portalul INS
După transmiterea fișierului XML în portalul INS:
- Confirmare imediată — portalul afișează o confirmare de primire cu număr de înregistrare
- Procesare asincronă — INS procesează fișierul în background; statusul final poate apărea după câteva ore
- Verificare status — accesează portalul INS → Istoricul declarațiilor → verifică statusul declarației
- Statusuri posibile: Primit, În procesare, Acceptat, Respins (cu motivul respingerii)
Faptul că fișierul a fost „primit" nu înseamnă că a fost „acceptat". Verifică statusul final după 24-48 ore de la transmitere.
Ce faci dacă declarația este respinsă?
Dacă INS respinge declarația:
- Citește mesajul de eroare din portal (indică motivul respingerii)
- Identifică eroarea în declarație (cod NC invalid, câmp lipsă, structură XML greșită etc.)
- Corectează eroarea în ProgramIntrastat
- Regenerează fișierul XML
- Retransmite în portal — declarația retransmisă înlocuiește automat cea respinsă
Termenul de depunere rămâne data de 15 a lunii. Dacă declarația a fost respinsă aproape de termen, acționează rapid.
Verificarea istoricului declarațiilor
Portalul INS păstrează istoricul tuturor declarațiilor transmise. Poți verifica:
- Data și ora transmiterii fiecărei declarații
- Statusul curent (acceptat/respins)
- Versiunile corective transmise ulterior
- Mesajele de eroare pentru declarațiile respinse
Validare VIES pentru parteneri externi
Pe lângă validarea Intrastat propriu-zis, este recomandat să verifici periodic codurile de TVA ale partenerilor externi. Un partener cu cod TVA invalid poate genera probleme și la declarația recapitulativă D390.
Validarea VIES se poate face:
- Accesând ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
- Automat prin ProgramIntrastat Plus sau superior (include verificare VIES integrată)
Citește mai mult: